E-postalar için Zia — Genel Bakış ve Temel Özellikler

Günümüzde iş iletişimi ve işlemlerinin büyük bölümü e-postalar üzerinden yürütülmektedir. Müşteriler, potansiyel müşteriler, iş ortakları veya tedarikçilerle yapılan iletişimlerde e-posta temel bir araçtır. Bunun yanı sıra e-postalar; toplantı planları, iş gündemleri, adresler, faturalar ve sosyal medya bilgileri gibi önemli verilerin bulunduğu resmi bir kayıt alanıdır. Satış ekipleri çoğu zaman bu bilgileri CRM sistemine manuel olarak girmek için ciddi zaman harcamaktadır.

Zoho CRM içerisinde Zia, e-postalardan müşterilerin kişisel bilgileri veya toplantı detayları gibi önemli verileri otomatik olarak yakalamanıza yardımcı olur. Ayrıca tüm e-posta konuşmasını okumaya gerek kalmadan e-postanın amacı (talep, soru, şikâyet vb.) hakkında da bilgi verir.

Kullanılabilirlik

E-posta İmzalarından Veri Zenginleştirme

Profesyonel e-postalarda imzalar, gönderen kişinin kurumsal kimliğini temsil eder. Bu alan; kişinin şirketteki rolü, sosyal medya hesapları ve iletişim bilgileri gibi verileri içerir. Aynı zamanda marka bilinirliği oluşturmak, web sitesine trafik yönlendirmek veya etkinlikleri tanıtmak için de kullanılır.

Bu kadar değerli bilgiler imzalarda yer alıyorsa, Zia’nın bunları CRM hesabınıza otomatik olarak aktarmasına neden izin vermeyesiniz? Zia’nın e-posta imzalarından veri zenginleştirme özelliği, Leads, Contacts ve Accounts kayıtlarını otomatik doldurur.

E-posta adresi, web sitesi, telefon numarası, şirket adı, sosyal medya hesapları, unvan ve adres gibi bilgiler CRM kaydına eklenebilir. Bu sayede manuel veri girişine harcanan zaman azalır ve veri doğruluğu artar.

CRM içerisinde telefon, unvan, e-posta gibi sık kullanılan alanlar “enrichment fields” olarak tanımlanır. Farklı CRM yapılarında bu alanlar farklı isimlerle bulunabileceği için, veri karışıklığını önlemek adına bu alanları CRM alanlarıyla eşleştirebilirsiniz.

E-posta imzalarından veri zenginleştirme adımları

1. Leads, Contacts veya Accounts modülünden bir kayıt seçin.
2. Kayıttaki e-postayı açın.
3. Enrich Data seçeneğine tıklayın.

Yeni bilgi yoksa Zia size bildirim gösterir.

Data Enrichment by Zia sayfasında Configure field mapping seçeneğine tıklayın.

Zoho CRM alanlarını seçin ve Save ile kaydedin.

E-postaları özetleyin

İşletmeler müşterileri ve iç ekipleriyle günlük iletişimlerinde büyük ölçüde e-postalara güvenir. Ancak bir e-posta zincirindeki tüm mesajları inceleyerek bağlamı anlamak ve doğru yanıt vermek yoğun iş temposu içinde zaman alıcı olabilir. Bu nedenle Zia, e-postaları özetleyebilecek şekilde geliştirilmiştir.

Zia, kayıt içindeki her e-postayı — tekil e-postalar ve e-posta zincirleri dahil — özetleyebilir. Bu özet sayesinde tüm konuşmaları okumadan e-postanın önemini anlayabilir ve yanıt önceliğinizi belirleyebilirsiniz.

E-postadan Aktivite Çıkarma

E-postalar çoğu zaman yalnızca bir yanıt veya iş yazışmasından çok daha fazla bilgi içerir. Kuruluşlar e-postalar üzerinden webinar davetleri gönderebilir, toplantı bağlantıları paylaşabilir, gündem veya lokasyon bilgileri iletebilir, görüşmeler planlayabilir veya yöneticiler ekip üyelerine görev atayabilir. Bu bilgiler, kayıt tutulması ve doğru takip yapılabilmesi için CRM içerisinde aktivite olarak yakalanabilir. Ancak bu detayların e-postalardan manuel olarak eklenmesi zaman alıcı olabilir ve e-postalardan bilgileri manuel olarak kopyalarken hatalara yol açabilir. Zia’nın e-postalardan aktivite çıkarma özelliği, toplantıları, görevleri ve çağrıları e-postadan otomatik olarak yakalamanıza yardımcı olur.

Zia, e-postalarda belirtilen aktiviteleri tespit edebilir ve temsilciye bu aktiviteyi e-postadan CRM’e eklemesini önerebilir. Kullanıcılar bu öneriyi düzenleyebilir, daha fazla detay girebilir veya aktiviteyi olduğu gibi kaydedebilir. Zia’nın önerileri, bir kaydın ilgili listesinde bulunan e-postalarda ve SalesSignal alanında görülebilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

• E-postada birden fazla toplantı belirtilmişse, Zia en belirgin olanı yakalar. Örneğin e-postada saat 09:00’da bir çağrı ve 16:00’da bir görev belirtilmişse, Zia ilk geçen ifade olduğu için 09:00 çağrısını seçer.
• Aktiviteler otomatik olarak organizasyonun çalışma saatlerine göre ayarlanır. Örneğin müşteri e-postada saat 10:00 PST belirtmişse, bu saat organizasyonun zaman dilimine dönüştürülür.
• Hesapta çalışma saatleri tanımlı değilse, tüm aktiviteler için varsayılan saat 09:00 kabul edilir.
• Zaman veya tarih aralık şeklinde belirtilmişse (örneğin 15:00–15:30 veya 20–22 Mart), Zia ilk geçen değeri seçer. Doğruluk için kaydetmeden önce saat ve tarih bilgilerini kontrol etmeniz önerilir.
• Zia yalnızca gelecekte planlanan toplantı, görev ve çağrıları yakalar. Aynı gün planlanan aktiviteler yakalanmaz.

E-postadan Aktivite Yakalama Adımları

1. 1. Leads / Contacts / Deals veya eşdeğer özel modüle gidin ve bir kayıt seçin.
   2. E-postaların bulunduğu ilgili listede bir e-postayı açın ve Capture Meeting / Schedule Call / Schedule Task seçeneğine tıklayın.

1. 1. Açılan Activity Information penceresinde toplantı/görev/çağrı detaylarını görüntüleyin. Gerekirse düzenleyin.

E-postaları Çevirme

Farklı coğrafyalarda faaliyet gösteren işletmeler, e-postalarda birden fazla dilde iletişim kuran müşterilere ve iş ortaklarına sahiptir. Bu durumda yerel dil resmi iletişim dili haline gelir ve merkezdeki bir temsilci müşterinin ihtiyaçlarını anlamakta zorlanabilir ve bu nedenle müşteri kaybedilebilir. Bu durumu önlemek için Zia, görüntülenen e-postaları doğrudan çevirebileceğiniz yerleşik bir özellik sunar.

Bu özellik sayesinde konu satırı, e-posta yazma ekranı ve okuma alanı istenilen dile çevrilebilir. Herhangi bir çeviri dosyası içe aktarmaya veya bir AI anahtarı kullanmaya gerek yoktur.

Farklı bir dilde gelen e-postalarda, çeviri seçeneğine tıkladığınızda Zia e-postayı varsayılan dilinize otomatik olarak çevirir. Bu tercihi değiştirmek isterseniz, çeviri sonrasında görüntülenen dil kutusundan ayarlayabilirsiniz.

E-postanın Amacı (Intent of an email)

Zia, e-posta konuşmalarını izler ve gelen e-postaların amacını vurgular. E-posta içeriğini analiz ederek aşağıdaki niyet türlerini tespit eder:

• Talep
• Soru
• Şikâyet
• Diğer

Zia’ya Geri Bildirim Sağlama (Help Zia with Feedback)

Zia, e-posta konuşmalarını aktif olarak izleyerek duygu, niyet, his, veri zenginleştirme ve aktivite çıkarma gibi analizler sunar. Zia yüksek doğruluk hedeflese de zaman zaman hatalar oluşabilir. Bu doğruluğu artırmak için “Help Zia” seçeneği kullanıcıların geri bildirim vermesine ve Zia’yı yönlendirmesine olanak tanır.

Zia’ya geri bildirim vermek için:

1. Contacts modülüne gidin ve Related List içerisindeki Emails bölümünü açın.
2. Geri bildirim vermek istediğiniz e-postayı açın.
3. Help Zia seçeneğine tıklayın.“Help us make Zia better” açılır penceresi görüntülenir.
4. Zia’nın e-postadan çıkardığı duygu, niyet ve içerik değerlerini koruyabilir veya değiştirebilirsiniz. Bunun için açılır listelerdeki seçenekleri kullanabilirsiniz.
5. İsterseniz Feedback if any alanına metin olarak geri bildirim ekleyebilirsiniz.
6. Kullanıcı onay kutusunu işaretlediğinizde, kişisel bilgilerin Zia tarafından okunmamasını kabul etmiş olursunuz.
7. Zia’nın kişisel bilgilerinizi nasıl görüntülediğini görmek için, onay metnindeki email without my personal info bağlantısına tıklayın. “How Zia sees your mail” penceresi açılır.
8. Açılan pencerede e-posta detaylarını görüntüleyebilir ve Zia’nın bilgileri nasıl okuyacağına karar verebilirsiniz. Bilgileri gizli içerik olarak bırakabilir veya gerçek bilgilerle değiştirebilirsiniz.
9. Update seçeneğine tıklayın.
10. Submit seçeneğine tıklayarak geri bildirimi gönderin.